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FAQs zum Studium und Arbeiten im Onlinebetrieb

Die Prüfungen werden in dieser Prüfungsperiode als elektronische Prüfungen durchgeführt. Mögliche Formate sind: Open Book-Klausuren, Take Home-Klausuren, Klausuren über das virtuelle Prüfungssystem (VIPS-Klausur) und mündliche Prüfungen. Open Book-Klausuren und Take Home-Klausuren werden durch Down- und Upload in Stud.IP (ggf. in der owncloud) realisiert. Klausuren über das Virtuelle Prüfungssystem (VIPS) werden direkt in Stud.IP durchgeführt.

Kontakt im Falle von Störungen während der Prüfungsphase

Sollten Sie während der Prüfungsphase technische Schwierigkeiten haben, wenden Sie sich bitte an folgende Hotlines:

organisatorische Fragen:

  • Prüfungsamt: 0461 805 1305, jeweils 7:30 bis 16:30 Uhr

technische Fragen:

  • Campusmanagement:
    • 0461 805 1416 von 7:30 bis 14:30 Uhr
    • 0461 805 1751 von 14:30 bis 19:00 Uhr

Basis der untenstehenden Hinweise ist die Satzung zur Durchführung elektronischer Prüfungen der Hochschule Flensburg.

Ganz generell, bitten wir zu beachten, dass die aktuelle Situation für uns alle ungewöhnlich und mit neuen Herausforderungen verbunden ist. Wir lassen nichts unversucht, um die Stabilität unserer Systeme sicherzustellen, bitten aber gleichzeitug um Flexibilität und Rücksicht auf allen Seiten, damit wir alle diesen Prüfungszeitraum erfolgreich bewältigen können. 

Erlaubte Software-Systeme

StudIP ist das zentrale System zur Verwaltung der Studierenden und Verteilung der Aufgaben. (Falls Moodle im Semester bereits genutzt wurde und/oder Erfahrungen hierzu vorhanden sind, kann in Ausnahmefällen auch Moodle eingesetzt werden.)

Aufgaben werden von den Studierenden entweder in StudIP oder in OwnCloud abgegeben. 

Falls Videokonferenzsysteme zur Aufsicht verwendet werden sollen, sind ausschließlich BigBlueButton (in StudIP integriert) und Webex erlaubt. 

Vorbereitung einer Online-Klausur (Open Book und Take Home) durch die Prüfenden

Die Prüfenden legen in StudIP eine neue Veranstaltung „Prüfung zu Veranstaltung xy“ mit Veranstaltungsform Online Prüfung an. (Dies wird ab dem 30. Januar 2021 möglich sein.) Als Standardmodus ist eingestellt, dass die Studierenden sich selbst (mit einem vorläufigen Eintrag) eintragen. Dazu ist in der Veranstaltung unter Zugangsberechtigungen der Anmeldemodus Vorläufiger Eintrag aktiviert. Mit diesem vorläufigen Eintrag ist noch keine Teilnahme an der Prüfung möglich. Die Prüfenden müssen die Studierenden noch endgültig zulassen (einzeln oder im Sammelmodus). Alternativ tragen die Prüfenden die Studierenden, die sich zur Prüfung angemeldet haben, als Teilnehmer in die Veranstaltung ein.

Die Prüfenden legen bei Open Book und Take Home Prüfungen in Stud.IP einen Ordner für die Prüfungsaufgaben an. Die Prüfenden legen in Stud.IP einen zeitgesteuerten Ordner an mit „Leserechten w Schreiben“. Dieser Ordner erlaubt es Studierenden ihre Dateien (zumindest die Eigenständigkeitserklärung bzw. bei Open Book und Take Home Klausuren die Dateien mit den bearbeiteten Aufgaben) hochzuladen, ohne dass andere Studierende diese Dateien sehen können.

Alternativ kann ein File Drop Ordner in der OwnCloud genutzt werden.

Falls eine Videokonferenz zur Aufsicht genutzt werden soll, legen die Prüfenden in StudIP oder Webex eine Videokonferenz an.

Es wird den Prüfenden empfohlen den technischen Ablauf der Prüfung vorab mit den Studierenden gemeinsam zu testen. 

Sonderfälle

Sind Prüfungen für Veranstaltungen des Sommersemesters geplant, sollten sich Studierende noch in diese „alte“ Veranstaltung anmelden. Die Prüfenden können dann bereits mit den Studierende kommunizieren (insbesondere zur Kommunikation der Prüfungsform).

Vorbereitung einer Online-Klausur (Open Book, Take Home) durch die Studierenden

Laden Sie sich das Formular „Eigenständigkeitserklärung“ herunter und drucken Sie es aus, füllen Sie es handschriftlich aus und scannen es. Mit diesem Formular bestätigen Sie, dass Sie die Arbeit eigenständig bearbeitet haben. Diese Erklärung gilt auch als Authentifizierung des/der zu Prüfenden und muss am Ende der elektronischen Prüfung zwingend abgegeben werden.

Prüfen Sie, dass Sie in StudIP in die Veranstaltung/Prüfung eingetragen sind und testen Sie ggf. technische Hilfsmittel (z.B. Videokonferenz). 

Ablauf einer Online-Klausur (Open Book)

Zur Startzeit der Klausur werden die Prüfungsaufgaben nach Stud.IP vom Prüfenden nach Stud.IP geladen (oder bei Verwendung zeitgesteuerter Ordner automatisch freigegeben). Die Studierenden können sich die Aufgabenstellung mit Stud.IP herunterladen.

Sie lösen die Aufgaben handschriftlich auf Papier - eine andere Abgabe in elektronischer Form kann vom Prüfenden vorgesehen werden. Auf jedem Blatt müssen Name, Matrikelnummer, Aufgabennummer und Seitenzahl stehen. Dies ist nur bei Prüfungen nötig, für die ein Upload zur Bewertung notwendig ist.

Am Ende der Bearbeitungszeit fotografieren die Studierenden ihre Lösungsblätter mit ihrem Smartphone und laden diese Dateien nach Stud.IP. Alternativ kann auch ein personalisierter Ordner in OwnCloud verwendet werden. Der Prüfende kann erlauben, dass Dateien auch in elektronischer Form abgegeben werden können.

Die Studierenden laden außerdem die Eigenständigkeitserklärung in den Ordner. Diese Erklärung gilt auch als Authentifizierung des/der zu Prüfenden. Ohne diese Erklärung ist die Prüfung nicht abgelegt.

Bitte achten Sie als Studierende darauf keine zu hohe Auflösung zu verwenden, um das Datenvolumen klein zu halten.

Um eine eindeutige Identifizierung der Abgaben sicherzustellen, müssen alle Upload Dateien heißen:  Name_Vorname_MatrNr.pdf (Bei mehreren Dateien sollten die Namen zusätzlich z.B. eine Nummerierung enthalten.)

Videoaufsicht

Eine Videoaufsicht ist keine Pflicht. Wenn möglich soll auf eine Videoaufsicht verzichtet werden.

Sollte eine Videoaufsicht gewählt werden, haben die Studierenden während der Prüfung die Kamera so auf sich gerichtet zu halten, dass die Aufsicht Hände und Gesicht sehen kann, was gleichzeitig aber nicht immer vollständig gelingt. Auf Verlangen der Aufsicht haben die Prüflinge die Kameraposition zu ändern und das Mikrofon einzuschalten.

Vorbereitung einer VIPS-Klausur durch die Prüfenden

Legen Sie eine Veranstaltung, Typ Klausur an. Beim Einrichten eines BBB-Raumes sollten der Privatchat und die gemeinsamen Notizen deaktiviert werden. Tragen Sie die Studierenden in die Veranstaltung ein.

Auch bei VIPS-Klausur ist als Identitätsprüfung eine Eigenständigkeitserklärung durch die Studierenden abzugeben. Dazu kann wie bei Open Book-Klausuren ein Ordner in Stud.IP angelegt werden, in den die Studierenden die Erklärung hochladen. Alternativ kann der Upload als Textaufgabe mit Datei-Upload gestaltet werden oder die Studierenden können aufgefordert, werden die Eigenständigkeitserklärung per Mail zu senden.

Wie VIPS Prüfungen angelegt werden, finden Sie in dieser Handreichung.

Nutzen Sie die Möglichkeiten zur Diversifizierung (personifizierte Klausuren nach Matrikelnummer)

Vorbereitung auf eine VIPS-Klausur durch die Studierenden

Bei diesem Prüfungsformat ist wichtig, dass die Technik funktioniert und beherrscht wird. Nutzen Sie Probeklausuren, die Ihnen die Lehrenden zur Verfügung stellen.

Sorgen Sie dafür, dass alle Software-Updates deutlich vor der Prüfung abgeschlossen sind und getestet wurden.

Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Speicherplatz auf Ihrem Rechner haben und üben Sie das Übertragen von Bildern vom Handy auf den Computer und dann zu Stud.IP/VIPS.

Testen Sie die Qualität von Fotos (Licht, Auflösung, Schärfe, Dateigröße)

Laden Sie sich das Formular „Eigenständigkeitserklärung“ aus dem Intranet (https://hs-flensburg.de/sites/default/files/formular/eigenstandigkeitserklarung_zur_prufung_0.pdf). Drucken Sie dieses Dokument aus, füllen es handschriftlich aus und scannen es. Mit diesem Formular bestätigen Sie, dass Sie die Arbeit eigenständig bearbeitet haben. Diese Erklärung gilt auch als Authentifizierung des/der zu Prüfenden und muss am Ende der elektronischen Prüfung beim Prüfer zwingend abgegeben werden.

Prüfen Sie, dass Sie in Stud.IP in die Veranstaltung/Prüfung eingetragen sind und testen Sie ggf. den Zugang zu VIPS. In der Regel sind die Klausuraufgaben erst sichtbar, wenn die Klausur begonnen hat.

Ablauf einer VIPS-Klausur

Die Klausur wird über eine Stud.IP Veranstaltung "VIPS Klausur" zur Verfügung gestellt. In dieser Stud.IP Veranstaltung wird die Klausur zum geplanten Prüfungstermin freigeschaltet. Die Freischaltung wird von Stud.IP "automatisch" zur geplanten Zeit vorgenommen.

Als Aufgabentyp sind möglich „Single Choice“, „Multiple Choice“ (jeweils mit oder ohne Enthaltung), „Freie Antwort“, „Textaufgabe“, „Zuordnung“, „Lückentext“, „Algebraischer Term“ oder „Externe Aufgabe (LTI-Tool)“. Handreichungen für Studierende finden Sie beispielsweise bei der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg unter https://uol.de/f/5/user_upload/Anleitung-E-Klausuren-Studierende.pdf

Mündliche Prüfung und Take Home-Klausur

Die Prüfungen wurden vom Prüfungsamt so geplant, dass Prüfungen eines Semesters nicht an einem Tag stattfinden und idealerweise eine weitere Prüfung erst 3 Tage später stattfindet. Damit diese Prüfungslogik eingehalten werden kann, sind die Prüfungstermine einzuhalten.

Sollte die Prüfungsart mündliche Prüfung gewählt werden, soll als Prüfungstermin der Tag gewählt werden, an dem die Klausur ursprünglich geplant war. Begründete Ausnahmen sind möglich.

Take Home-Prüfungen (schriftliche Prüfungen, die nicht an der Hochschule, sondern zu Hause bearbeitet werden), sind erlaubt. Die Bearbeitungsdauer darf 2 Tage nicht überschreiten, damit vermieden wird, dass Klausurtermine sich überschneiden.

Auch bei mündlichen Prüfungen muss eine Eigenständigkeitserklärung beim Prüfer abgegeben werden.

Technische Voraussetzungen für Studierende

  • Internetanschluss
  • PC/Notebook oder Tablet (bei Videoaufsicht mit Kamera und Mikrofon)
  • Smartphone 
  • Drucker

Störungen

Wenn technische Probleme auftreten, soll der Prüfling die Schwierigkeiten unmittelbar der Aufsicht mitteilen – am besten im Chat, um andere Klausurteilnehmer*innen nicht zu stören.

Es ist eine Hotline des Prüfungsamts für organisatorische Fragen (0461-805-1305, jeweils 7:30-16:30) und des Campus Managements zu technischen Fragen (0461-805-1416 von 7:30-14:30, 0461-805-1751 von 14:30-19:30) eingerichtet.

Falls die Studierenden ihre Ausarbeitungen nicht hochladen können, besteht die Alternative, die Dateien vom Hochschul-Account der Studierenden per E-Mail an den Hochschul-Account des oder der Prüfenden zu senden. Diese Alternative ist nur in Ausnahmefällen - auf Anraten des Prüfenden - zu nutzen, da das massenhafte Versenden großer Dateien unser Mailsystem blockieren kann. 

Kann die Arbeit aus technischen Gründen nicht rechtzeitig geladen werden, gilt der Zeitstempel der Speicherung der PDF als Nachweis.

Im Übrigen gelten die Regelungen gemäß §8 der Satzung zur Durchführung elektronischer Prüfungen der Hochschule Flensburg.

Wichtige Hinweise

Die Fotografien, die originalen Lösungsblätter und die Eigenständigkeitserklärung bewahren die Studierenden bei sich auf. Auf Wunsch des Prüfenden senden Sie diese per Post an die vom Prüfenden angegebene Adresse. Das ist insbesondere wichtig für den Fall, dass die hochgeladenen Fotografien von schlechter Qualität sind.

Wenn eine Studierende ihre oder ein Studierender seine Dateien nicht direkt mit dem Smartphone hochladen kann, sendet sie oder er die Bilder z. B. an die eigene E-Mail-Adresse. Mit dem PC/Notebook kann der E-Mail-Anhang auf die Festplatte heruntergeladen und dann in Owncloud bzw. Stud.IP hochladen werden.

Generelle Hinweise

Einreichen der Prüfungen

Bitte senden Sie Lösungen zu den Klausuren nicht an das Prüfungsamt. Falls Sie Lösungen in Papierform abgeben müssen, senden Sie diese an die Adresse, die Ihnen der Prüfenden gegeben hat. Falls Sie aufgefordert werden diese an die Hochschule zu senden, geben Sie bitte als Adresse auch den Namen des Prüfenden an, damit Sie direkt beim Prüfenden ankommen.

[Ergänzung, 15.02.2021:]

Ganz wichtig: Geben Sie bei Abgabe der Arbeiten an der Hochschule unbedingt den Prüfer und den Absender (Ihren Namen) auf dem Briefumschlag an. Ansonsten kommen ihre Arbeiten eventuell nicht korrekt an und werden nicht korrigiert. Senden Sie bitte Mails mit Lösungen jeweils direkt an die Mail-Adresse des Prüfers und nicht an andere Adressen. Ein weiterer Hinweis: Sie müssen die Originale Ihre Arbeiten nur abgeben, wenn dies vom Prüfer ausdrücklich gewünscht wird. 

Anmelden für Prüfungen via Stud.IP

Bitte achten sie darauf, dass Sie in Stud.IP in die Prüfung eingetragen sind bzw. die Prüfungsaufgaben von Ihrem Prüfenden erhalten können. Falls Sie nicht in die Prüfung angemeldet sind, kann Sie nur der Prüfende eintragen. Das Prüfungsamt hat keine Möglichkeit Sie in Stud.IP zur Veranstaltung zuzulassen.

[Ergänzung, 15.02.2021:]

Bitte melden Sie sich rechtzeitig zu den Klausuren in Stud.IP an - beziehungsweise folgen den Anweisungen des Prüfers oder der Prüferin zur Anmeldung. Falls Sie nicht wissen, wo Sie sich anmelden sollen, fragen Sie lieber im Zweifelsfall direkt beim Prüfer oder der Prüferin nach. (Ein Beispiel: Prof. Machon übernimmt die Fächer und damit auch die Klausuren von Prof. Dahms. Sie müssen sich dazu in die Klausuren in Stud.IP von Prof Machon anmelden. Eine Anmeldung nur im Prüfungsamt reicht nicht aus, um an der Klausur teilzunehmen.)

Technische Tools & Erreichbarkeit

Bitte testen Sie alle technischen Tools (Stud.IP, Webex, BigBlueButton etc.) vor der Prüfung. Stellen sie auch sicher, dass Mails Sie erreichen können. Wir empfehlen, dass Sie auch das Postfach Ihres Mail-Accounts so weit leeren, dass Sie Mails empfangen werden und Mails nicht wegen fehlendem Speichers abgewiesen werden.

Eigenständigkeitserklärung und Identitätsprüfung

Damit die Identitätsprüfung rechtssicher ist, benötigen wir eine handschriftlich unterschriebene Eigenständigkeitserklärung, die jederzeit vom Prüfer und vom Prüfungsamt angefordert werden kann. Wenn Sie keinen Drucker haben, müssen sie den Text unten handschriftlich auf Papier schrieben und uns unterschrieben zurückschicken: Hiermit erkläre ich, dass ich die oben bezeichnete Prüfung selbstständig und ohne unzulässige fremde Hilfe sowie ohne Heranziehung nicht zugelassener Hilfsmittel bearbeitet habe. Ich weiß, dass die Hilfe einer fremden Person, die gemeinsame Bearbeitung in einem Raum oder mithilfe sozialer Medien durch Gruppen, ohne dass Gruppenarbeit vorgesehen wäre, eine unzulässige fremde Hilfe darstellt. Auch ist mir bekannt, dass die nicht gekennzeichnete Übernahme von Inhalten aus dem Internet, z.B. durch „Copy and Paste“, ein nicht zugelassenes Hilfsmittel ist. Jeder Versuch, mit anderen Personen während der Prüfungszeit über Aufbau oder Inhalte der Prüfung zu kommunizieren oder Informationen (z.B. Quellen) auszutauschen, wird als Täuschungsversuch zu qualifizieren sein mit der Folge, dass die Prüfung als nicht bestanden bewertet wird.Ihre Unterschrift dient dem Zwecke derAuthentifizierung.

Sonstige Fragen

Es wurde auch gefragt, wie ist es zu werten ist, wenn mehrere Prüflinge eine Online-Klausur über eine identische IP-Adresse (z.B. dem Router der WG) bearbeiten? Melden Sie dies bitte dem Prüfenden vor der Klausur.