Leitfaden zu elektronischen Prüfungen

Unser Stud.IP Klausurensystem ist das zentrale System zur Verwaltung der Studierenden und Verteilung der Aufgaben. (Falls Moodle im Semester bereits genutzt wurde und/oder Erfahrungen hierzu vorhanden sind, kann in Ausnahmefällen auch Moodle eingesetzt werden.)

Aufgaben werden von den Studierenden entweder im Stud.IP Klausurensystem oder in OwnCloud abgegeben. 

Falls Videokonferenzsysteme zur Aufsicht verwendet werden sollen, sind ausschließlich BigBlueButton (in StudIP integriert) und Webex erlaubt. 

Falls Sie von den unten genannten Nutzungsempfehlungen abweichen, erfolgt dies auf eigenes Risiko. Von der Verwendung von mobilen Endgeräten für die Klausur wird abgeraten.

Sie benötigen einen internetfähigen Computer mit einer aktuellen Version der Browser Chrome oder Firefox. Safari wird offiziell als Browser nicht unterstützt. Achten Sie auf einen stabilen, schnellen Internetzugang für die gesamte Prüfungsdauer.

Für Ihren Rechner empfehlen wir eine Mindestbildschirmgröße von 12 Zoll sowie eine Mindestauflösung von 1024 x 768. Wenn Sie eine kleinere Monitorgröße oder eine geringere Auflösung verwenden, dann stellen Sie bei Prüfungsbeginn sicher, dass alle Aufgaben korrekt angezeigt werden. (Es kann helfen, den Seitenzoom zu verringern ("STRG" und "-").)

Bitte achten Sie auf folgendes:

• Deaktivieren Sie den PopUp-Blocker im Browser. Content-Filter und ähnliches (z. B. AdBlock/Antiviren-Lösung) dürfen die Kommunikation nicht behindern.
• Aktivieren Sie Javascript (Active Scripting).
• Erlauben Sie http-Session-Cookies.

Bitte beachten Sie, dass zusätzliche Voraussetzungen je Prüfung von den Prüfer*innen festgelegt werden können.

Für einen technischen Funktionstest haben wir eine Stud.IP-Veranstaltung allgemeine Testklausur eingerichtet. Diese Testklausur enthält viele Fragetypen, die im System zur Verfügung stehen. Ihre Lehrenden werden in der Regel nur eine Auswahl davon verwenden. Die Testklausur ist nur dazu gedacht, sich mit der technischen Handhabung vertraut zu machen und Ihr Gerät im Vorfeld zu testen. Wenn Ihnen eine Probeklausur zu Ihrem Fach angeboten wird, nutzen Sie diese bitte unbedingt.

Stellen Sie bitte sicher, dass Mails Sie erreichen können. Wir empfehlen, dass Sie auch das Postfach Ihres Mail-Accounts so weit leeren, dass Sie Mails empfangen werden und Mails nicht wegen fehlenden Speichers abgewiesen werden.

Laden Sie sich das Formular „Eigenständigkeitserklärung“ herunter und drucken Sie es aus, füllen Sie es handschriftlich aus und scannen es. Mit diesem Formular bestätigen Sie, dass Sie die Arbeit eigenständig bearbeitet haben. Diese Erklärung gilt auch als Authentifizierung des/der zu Prüfenden und muss am Ende der elektronischen Prüfung zwingend abgegeben werden. 

Prüfen Sie, dass Sie im Stud.IP Klausurensystem in die Veranstaltung/Prüfung eingetragen sind und testen Sie ggf. technische Hilfsmittel (z.B. Videokonferenz). 

Die Prüfenden legen im Stud.IP Klausurensystem eine neue Veranstaltung „Prüfung zu Veranstaltung xy“ mit Veranstaltungsform Online Prüfung an. Wählen Sie bitte unter Zugangsberechtigungen der Anmeldemodus „Vorläufiger Eintrag“, damit die Studierenden sich selbst (mit einem vorläufigen Eintrag) eintragen können. Die Checkbox "Anmeldung ist verbindlich" im Bereich "Verwaltung/Anmelderegeln" den Wert standardmäßig auf "an".

Die Prüfenden legen bei Open Book und Take Home Prüfungen im Stud.IP Klausurensystem einen Ordner für die Prüfungsaufgaben an. Die Prüfenden legen im Stud.IP Klausurensystem einen zeitgesteuerten Ordner an mit „Leserechten w Schreiben“. Dieser Ordner erlaubt es Studierenden ihre Dateien (zumindest die Eigenständigkeitserklärung bzw. bei Open Book und Take Home Klausuren die Dateien mit den bearbeiteten Aufgaben) hochzuladen, ohne dass andere Studierende diese Dateien sehen können.

Alternativ kann ein File Drop Ordner in der OwnCloud genutzt werden.

Falls eine Videokonferenz zur Aufsicht genutzt werden soll, legen die Prüfenden im Stud.IP Klausurensystem oder Webex eine Videokonferenz an. 

Es wird den Prüfenden empfohlen den technischen Ablauf der Prüfung vorab mit den Studierenden gemeinsam zu testen. 

Sonderfälle

Sind Prüfungen für Veranstaltungen des Sommersemesters geplant, sollten sich Studierende noch in diese „alte“ Veranstaltung anmelden. Die Prüfenden können dann bereits mit den Studierende kommunizieren (insbesondere zur Kommunikation der Prüfungsform).

Bei diesem Prüfungsformat ist wichtig, dass die Technik funktioniert und beherrscht wird. Nutzen Sie Probeklausuren, die Ihnen die Lehrenden zur Verfügung stellen.

Sorgen Sie dafür, dass alle Software-Updates deutlich vor der Prüfung abgeschlossen sind und getestet wurden. 

Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Speicherplatz auf Ihrem Rechner haben und üben Sie das Übertragen von Bildern vom Handy auf den Computer und dann zu VIPS im Stud.IP Klausurensystem.

Testen Sie die Qualität von Fotos (Licht, Auflösung, Schärfe, Dateigröße) 

Laden Sie sich das Formular „Eigenständigkeitserklärung“ aus dem Intranet. Drucken Sie dieses Dokument aus, füllen es handschriftlich aus und scannen es. Mit diesem Formular bestätigen Sie, dass Sie die Arbeit eigenständig bearbeitet haben. Diese Erklärung gilt auch als Authentifizierung des/der zu Prüfenden und muss am Ende der elektronischen Prüfung beim Prüfer zwingend abgegeben werden. 

Prüfen Sie, dass Sie im Stud.IP Klausurensystem in die Veranstaltung/Prüfung eingetragen sind und testen Sie ggf. den Zugang zu VIPS. In der Regel sind die Klausuraufgaben erst sichtbar, wenn die Klausur begonnen hat.

Legen Sie eine Veranstaltung, Typ Klausur im Stud.IP Klausurensystem an. Beim Einrichten eines BBB-Raumes sollten der Privatchat und die gemeinsamen Notizen deaktiviert werden. Tragen Sie die Studierenden in die Veranstaltung ein.

Auch bei VIPS-Klausur ist als Identitätsprüfung eine Eigenständigkeitserklärung durch die Studierenden abzugeben. Dazu kann wie bei Open Book-Klausuren ein Ordner im Stud.IP Klausurensystem angelegt werden, in den die Studierenden die Erklärung hochladen. Alternativ kann der Upload als Textaufgabe mit Datei-Upload gestaltet werden oder die Studierenden können aufgefordert, werden die Eigenständigkeitserklärung per Mail zu senden.

Wie VIPS Prüfungen angelegt werden, finden Sie in dieser Handreichung.

Nutzen Sie die Möglichkeiten zur Diversifizierung (personifizierte Klausuren nach Matrikelnummer) 

Im Stud.IP System gibt es eine Probeveranstaltung, in der verschiedene Muster von Aufgabentypen gezeigt werden und in der Sie sich mit VIPS vertraut machen können. Wir empfehlen außerdem die Handreichung für Studierende zu E-Klausuren mit VIPS.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie sich im Stud.IP Klausurensystem in die Prüfung eingetragen haben bzw. die Prüfungsaufgaben von Ihrem Prüfenden erhalten können. Falls Sie nicht in die Prüfung angemeldet sind, tragen Sie sich bitte unbedingt selbst ein. Das Prüfungsamt hat keine Möglichkeit Sie im Stud.IP Klausurensystem zur Veranstaltung zuzulassen.

Bitte melden Sie sich rechtzeitig zu den Klausuren im Stud.IP Klausurensystem an - beziehungsweise folgen den Anweisungen des Prüfers oder der Prüferin zur Anmeldung. Falls Sie nicht wissen, wo Sie sich anmelden sollen, fragen Sie lieber im Zweifelsfall direkt beim Prüfer oder der Prüferin nach. (Ein Beispiel: Prof. Machon übernimmt die Fächer und damit auch die Klausuren von Prof. Dahms. Sie müssen sich dazu in die Klausuren im Stud.IP Klausurensystem von Prof Machon anmelden. Eine Anmeldung nur im Prüfungsamt reicht nicht aus, um an der Klausur teilzunehmen.)

Damit die Identitätsprüfung rechtssicher ist, benötigen wir eine handschriftlich unterschriebene Eigenständigkeitserklärung, die jederzeit vom Prüfer und vom Prüfungsamt angefordert werden kann. Bitte drucken Sie dieses Dokument aus und unterschreiben es. Oder signieren Sie es elektronisch.

Wenn Sie keinen Drucker haben oder nicht elektronisch signieren können, müssen Sie den Text unten handschriftlich auf Papier schrieben und uns unterschrieben zurückschicken: 

"Hiermit erkläre ich, dass ich die oben bezeichnete Prüfung selbstständig und ohne unzulässige fremde Hilfe sowie ohne Heranziehung nicht zugelassener Hilfsmittel bearbeitet habe. Ich weiß, dass die Hilfe einer fremden Person, die gemeinsame Bearbeitung in einem Raum oder mithilfe sozialer Medien durch Gruppen, ohne dass Gruppenarbeit vorgesehen wäre, eine unzulässige fremde Hilfe darstellt. Auch ist mir bekannt, dass die nicht gekennzeichnete Übernahme von Inhalten aus dem Internet, z.B. durch „Copy and Paste“, ein nicht zugelassenes Hilfsmittel ist. Jeder Versuch, mit anderen Personen während der Prüfungszeit über Aufbau oder Inhalte der Prüfung zu kommunizieren oder Informationen (z.B. Quellen) auszutauschen, wird als Täuschungsversuch zu qualifizieren sein mit der Folge, dass die Prüfung als nicht bestanden bewertet wird."

Ihre Unterschrift dient dem Zwecke der Authentifizierung.

Es wurde auch gefragt, wie ist es zu werten ist, wenn mehrere Prüflinge eine Online-Klausur über eine identische IP-Adresse (z.B. dem Router der WG) bearbeiten? Melden Sie dies bitte dem Prüfenden vor der Klausur.

Zur Startzeit der Klausur werden die Prüfungsaufgaben in das Stud.IP Klausurensystem vom Prüfenden geladen (oder bei Verwendung zeitgesteuerter Ordner automatisch freigegeben). Die Studierenden können sich die Aufgabenstellung aus dem Stud.IP Klausurensystem herunterladen.

Sie lösen die Aufgaben handschriftlich auf Papier - eine andere Abgabe in elektronischer Form kann vom Prüfenden vorgesehen werden. Auf jedem Blatt müssen Name, Matrikelnummer, Aufgabennummer und Seitenzahl stehen. Dies ist nur bei Prüfungen nötig, für die ein Upload zur Bewertung notwendig ist.

Am Ende der Bearbeitungszeit fotografieren die Studierenden ihre Lösungsblätter mit ihrem Smartphone und laden diese Dateien in das Stud.IP Klausurensystem. Alternativ kann auch ein personalisierter Ordner in OwnCloud verwendet werden. Der Prüfende kann erlauben, dass Dateien auch in elektronischer Form abgegeben werden können.

Die Studierenden laden außerdem die Eigenständigkeitserklärung in den Ordner. Diese Erklärung gilt auch als Authentifizierung des/der zu Prüfenden. Ohne diese Erklärung ist die Prüfung nicht abgelegt.

Bitte achten Sie als Studierende darauf keine zu hohe Auflösung zu verwenden, um das Datenvolumen klein zu halten.

Um eine eindeutige Identifizierung der Abgaben sicherzustellen, müssen alle Upload Dateien heißen:  Name_Vorname_MatrNr.pdf (Bei mehreren Dateien sollten die Namen zusätzlich z.B. eine Nummerierung enthalten.)

Videoaufsicht

Zur Videoaufsicht gilt §6 unserer Satzung zur Durchführung elektronischer Prüfungen der Hochschule Flensburg. 

Sollte eine Videoaufsicht gewählt werden, haben die Studierenden während der Prüfung die Kamera so auf sich gerichtet zu halten, dass die Aufsicht Hände und Gesicht sehen kann, was gleichzeitig aber nicht immer vollständig gelingt. Auf Verlangen der Aufsicht haben die Prüflinge die Kameraposition zu ändern und das Mikrofon einzuschalten.

Hinweise zum Datenschutz finden Sie in dieser Handreichung.

Die Klausur wird über eine "VIPS Klausur" im Stud.IP Klausurensystem zur Verfügung gestellt. In dieser Stud.IP Veranstaltung im Stud.IP Klausurensystem wird die Klausur zum geplanten Prüfungstermin freigeschaltet. Die Freischaltung wird vom Stud.IP Klausurensystem  "automatisch" zur geplanten Zeit vorgenommen. 

Als Aufgabentyp sind möglich „Single Choice“, „Multiple Choice“ (jeweils mit oder ohne Enthaltung), „Freie Antwort“, „Textaufgabe“, „Zuordnung“, „Lückentext“, „Algebraischer Term“ oder „Externe Aufgabe (LTI-Tool)“. Eine Handreichungen für Studierende hat beispielsweise die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg zusammengestellt.

Die Studierenden laden außerdem die Eigenständigkeitserklärung in den Ordner. Diese Erklärung gilt auch als Authentifizierung des/der zu Prüfenden. Ohne diese Erklärung ist die Prüfung nicht abgelegt.

Bitte achten Sie als Studierende darauf keine zu hohe Auflösung zu verwenden, um das Datenvolumen klein zu halten.

Um eine eindeutige Identifizierung der Abgaben sicherzustellen, müssen alle Upload Dateien heißen:  Name_Vorname_MatrNr.pdf (Bei mehreren Dateien sollten die Namen zusätzlich z.B. eine Nummerierung enthalten.)

Die Prüfungen wurden vom Prüfungsamt so geplant, dass Prüfungen eines Semesters nicht an einem Tag stattfinden und idealerweise eine weitere Prüfung erst 3 Tage später stattfindet. Damit diese Prüfungslogik eingehalten werden kann, sind die Prüfungstermine einzuhalten.

Sollte die Prüfungsart mündliche Prüfung gewählt werden, soll als Prüfungstermin der Tag gewählt werden, an dem die Klausur ursprünglich geplant war. Begründete Ausnahmen sind möglich.

Take Home-Prüfungen (schriftliche Prüfungen, die nicht an der Hochschule, sondern zu Hause bearbeitet werden), sind erlaubt. Die Bearbeitungsdauer darf 2 Tage nicht überschreiten, damit vermieden wird, dass Klausurtermine sich überschneiden.

Auch bei mündlichen Prüfungen muss eine Eigenständigkeitserklärung beim Prüfer abgegeben werden.

Bitte senden Sie Lösungen zu den Klausuren nicht an das Prüfungsamt. Falls Sie Lösungen in Papierform abgeben müssen, senden Sie diese an die Adresse, die Ihnen der Prüfenden gegeben hat. Falls Sie aufgefordert werden diese an die Hochschule zu senden, geben Sie bitte als Adresse auch den Namen des Prüfenden an, damit Sie direkt beim Prüfenden ankommen.

Ganz wichtig: Geben Sie bei Abgabe der Arbeiten an der Hochschule unbedingt den Prüfer und den Absender (Ihren Namen) auf dem Briefumschlag an. Ansonsten kommen ihre Arbeiten eventuell nicht korrekt an und werden nicht korrigiert. Senden Sie bitte Mails mit Lösungen jeweils direkt an die Mail-Adresse des Prüfers und nicht an andere Adressen. Ein weiterer Hinweis: Sie müssen die Originale Ihre Arbeiten nur abgeben, wenn dies vom Prüfer ausdrücklich gewünscht wird. 

Wenn technische Probleme auftreten, soll der Prüfling die Schwierigkeiten unmittelbar der Aufsicht mitteilen – am besten im Chat, um andere Klausurteilnehmer*innen nicht zu stören.

Falls die Studierenden ihre Ausarbeitungen nicht hochladen können, besteht die Alternative, die Dateien vom Hochschul-Account der Studierenden per E-Mail an den Hochschul-Account des oder der Prüfenden zu senden. Diese Alternative ist nur in Ausnahmefällen - auf Anraten des Prüfenden - zu nutzen, da das massenhafte Versenden großer Dateien unser Mailsystem blockieren kann. 

Kann die Arbeit aus technischen Gründen nicht rechtzeitig geladen werden, gilt der Zeitstempel der Speicherung der PDF als Nachweis.

Im Übrigen gelten die Regelungen gemäß §8 der Satzung zur Durchführung elektronischer Prüfungen der Hochschule Flensburg.

Wenn Sie Probleme feststellten, kontaktieren Sie uns bitte wie folgt:

Für Stud.IP-Angelegenheiten

(Zuweisung von Rollen und Rechten, Verwaltung von Veranstaltungen und BigBlueButton, Nutzung von Stud.IP-Plugins, „Passwort vergessen“)

• 0461 805 1416 (Ralf Andresen)
• 0461 805 1751 (Henning Lorenzen)
• Tickets System: cm-studip@hs-flensburg.de

Durchgehend für Anfragen, welche nicht eindeutig zugeordnet werden können: 0461 805 1601 (Helge Holtorf)

Für alle Anfragen zu Infrastruktur-bezogenen Angelegenheiten und zentralen Diensten

(Netz- und Hardwarekonfiguration, VPN-Zugänge, Bandbreite, WLAN, Webex; Owncloud, Lizenz-management)

• 0461805 1271 (Jan Sören Schneider)
• 0461 805 1601 (Helge Holtorf)
• Tickets System:  it-support@hs-flensburg.de 

Falls z. B. Stud.IP nicht erreichbar sein sollte, Systemfehler auftreten oder die Netzverbindung insgesamt überlastet sein sollte, kann das auch im Nachhinein von uns nachvollzogen und ggf. widerlegt werden.

In Fällen technischer Probleme beim Hochladen der Bearbeitungsergebnisse zu Online-Prüfungen empfehlen wir die folgende Vorgehensweise:

Führen die technischen Probleme zur Überschreitung der Bearbeitungszeit, so dass das Zeitfenster zum Hochladen der Ergebnisse in Stud.IP überschritten wird, so sind diese unverzüglich per E-Mail an den Prüfenden zu senden. In Fällen, wo die Zusendung per E-Mail an der Dateigröße scheitert, wird eine Komprimierung und/ oder Verteilung der E-Mail-Anhänge auf mehrere E-Mails empfohlen. Die Entscheidung über das weitere Verfahren und die vollständige oder teilweise Anerkennung verspätet zugesendeter Ergebnisse obliegen dem Prüfenden und dem Prüfungsamt.

Solche Schwierigkeiten können auftreten, aber grundsätzlich von uns nicht nachvollzogen, sondern könnten lediglich grob hinsichtlich ihrer Plausibilität bewertet werden. Es ist leider nicht möglich, eine technische Support-Hotline anzubieten, die während einer Klausur für derartige technische Probleme kontaktiert werden könnte.

Die Notenerfassung erfolgt in der webbasierten Anwendung FlexNow direkt und ist nach der Anmeldephase der Studierenden möglich, nähere Informationen finden Sie in diesem Leitfaden. Sie erhalten keine gedruckten Notenmeldelisten mehr aus dem Prüfungsmanagement.

Die webbasierte Anwendung ist unter diesen Link erreichbar.
 

Gemäß Prüfungsverfahrensordnung §11, Abs 3 sind im Falle einer Wiederholungsprüfung die Klausuren von zwei Prüfungsberechtigten zu bewerten.

Weitere Informationen folgen.

Klausuren müssen 4 Jahre aufbewahrt werden.

Alle Klausuren, die in Papierform vorliegen, werden wie bisher an das Prüfungsamt weitergegeben.

Die Archivierung von korrigierten Klausuren erfolgt in der NextCloud. (s. dazu auch FAQs zur Archivierung aus der letzten Prüfungszeitperiode)

Zur Klausureinsicht gibt es weiterhin die Möglichkeiten einer Online-Einsicht oder - falls unter dem jeweils aktuellen Hygiene-Konzept erlaubt - eine Einsicht in Einzelpräsenz. Falls eine Klausureinsicht nicht möglich ist, kann diese auf später verschoben werden. Der Prüfungsausschuss wird in diesen Fällen nicht wegen Verfristung entscheiden.

In diesem Dokument gibt es einige Tipps zur Organisation einer Klausureinsicht in Präsenz.

Die Fotografien, die originalen Lösungsblätter und die Eigenständigkeitserklärung bewahren die Studierenden bei sich auf. Auf Wunsch des Prüfenden senden Sie diese per Post an die vom Prüfenden angegebene Adresse. Das ist insbesondere wichtig für den Fall, dass die hochgeladenen Fotografien von schlechter Qualität sind.

Wenn eine Studierende ihre oder ein Studierender seine Dateien nicht direkt mit dem Smartphone hochladen kann, sendet sie oder er die Bilder z. B. an die eigene E-Mail-Adresse. Mit dem PC/Notebook kann der E-Mail-Anhang auf die Festplatte heruntergeladen und dann in Owncloud bzw. in das Stud.IP Klausurensystem hochladen werden.